Menu à la carte

Sélection de services | Outils, accompagnements et formations personnalisées

Faites votre choix parmi les différents forfaits offerts | Menu à la carte diversifié

MI-Consultants est en constante évolution, découvrant ainsi régulièrement de nouveaux outils, de nouveaux trucs ou de nouvelles méthodes de travail. Afin de vous faire profiter de ces nouvelles découvertes et technologies, nous avons créé pour vous un menu à la carte qui vous permettra de rester à la page en matière d’utilisation et d’optimisation des processus administratifs. Faciliter de tels ajouts au sein de votre entreprise se veut une priorité pour nous. C’est pourquoi chaque sélection est offerte en combo avec un accompagnement sur place et une formation personnalisée à chacun des employés impliqués. 

Que vous ayez besoin d’une formation complète sur les outils implantés pour un nouvel employé ou que vous désiriez simplement recevoir un rappel des informations reçues auparavant pour une formation précise, il est possible de trouver la sélection qui correspond à ce dont vous avez besoin. 

Veuillez choisir les mises à jour et les nouveautés disponibles que vous voulez obtenir pour votre entreprise. 

SÉLECTION | OUTILS

OTOClass | Classement automatique

OTOClass est une application qui classe automatiquement les documents traités dans le bon dossier. Cet outil vous fait sauver plusieurs heures de classement manuel et supprime le risque d’erreur de placer un document dans le mauvais dossier. Un indispensable dans la gestion efficace des ressources administratives de votre entreprise.

Avantages :

• Économie de temps
• Gestion améliorée des ressources
• Utilisation simple et efficace
• Rapidité d’exécution

PDFA | Sécurité et pérennité des documents 

Une fois un document traité final, transformez-le en format PDFA (PDF Archives) afin de figer les annotations, les approbations ou les signatures qui y ont été apposées durant le traitement. Ainsi, vous conservez l’intégrité du document, vous vous assurez qu’il ne subira plus de changement et que vous pourrez le conserver tel quel. L’outil créera donc une version allégée et simplifiée du document qui sera toujours lisible dans plusieurs années, malgré l’évolution des technologies. 

Avantages :

• Économie de temps
• Préservation de documents importants à long terme
• Formation sur place et rapide
• Archivage qui assure la pérennité de vos documents importants 

MI-Extraction | Outils d’extraction de documents

Certains fournisseurs envoient des factures regroupées en un seul document et il est parfois difficile de s’y retrouver. Laissez-nous vous aider en vous enseignant une technique efficace et rapide pour séparer les factures qui sont groupées dans un seul PDF volumineux. Une mise à jour est également disponible pour découvrir comment utiliser une nouvelle option de l’outil PDF Xchange. 

Avantages :

• Économie de temps
• Formation sur place et rapide
• Gestion individuelle et simplifiée des factures
• Classement améliorée dans le dossier du fournisseur 

SÉLECTION | SERVICES

Formation spécifique | Outils Windows

Offrez-vous une révision simple et efficace des outils Windows afin de connaître et d’assimiler une foule de trucs utiles qui vous permettront de gagner en rapidité dans les actions à effectuer quotidiennement et même plusieurs fois par jour. Que ce soit des raccourcis clavier ou comment séparer notre écran en 2, nous vulgariserons les fonctions principales pour vos employés.

Avantages :

• Gain de rapidité sur les actions à effectuer
• Formation personnalisée sur place

Formation spécifique | Renommage

Le renommage des documents représente une étape cruciale dans le processus. Il est à la base du bon fonctionnement de la méthode autant dans la recherche de documents que dans le classement final. Nous recherchons à uniformiser les documents.

Avantages :

• Élaboration d’une nomenclature uniforme
• Formation personnalisée sur place avec les employés concernés
• Accompagnement dans la pratique d’un renommage efficace et homogène
• Assure le succès du classement avec OTOClass (Outil de classement automatique)
• Diminue grandement le temps de recherche d’un document

Formation spécifique | Formule groupe

Nous vous proposons une formation de groupe afin de raviver et de valider les processus avec vos employés précédemment formés lors de l’implantation. Cette formation se veut un rappel des connaissances ainsi qu’une mise à jour du fonctionnement des outils.

Avantages :

• Formation sur place
• Support visuel
• Période de questions incluse

Formation complète | Nouveaux employés

Une nouvelle personne est employée chez vous et a besoin d’utiliser la méthode? Nous nous ferons un plaisir d’aller la rencontrer et de lui donner une formation sur les différents outils et processus qui ont été implantés. Nous nous assurerons qu’elle développe les compétences nécessaires et qu’elle soit autonome dans l’utilisation quotidienne de la méthode.

Avantages :

• Formation personnalisée
• Accompagnement sur place
• Support tout au long de la formation

Comprend :

• Montage des postes avec les logiciels nécessaires
• Relier la ou les ressources à l’arborescence
• Mise à jour de la cartographie des processus

Accompagnement | Optimisation des archives

Laissez-nous vous accompagner dans le classement de vos archives qui peut s’avérer être un travail long et ardu. Gagnez ainsi un temps énorme avec vos ressources et obtenez un classement clair et concis de votre administration.

Avantages :

• Structure efficace de vos archives
• Accompagnement sur place
• Service multiple selon vos besoins
• Gain de temps considérable dans la recherche de documents

Accompagnement | Changement de TI

Un changement de technologies informatiques est toujours un procédé considérable et à ne pas prendre à la légère, car le bon fonctionnement des équipements et du système informatique joue un impact direct avec le travail de tous vos employés administratifs. Nous vous proposons donc de vous aider à préparer et à simplifier cette transition.

Avantages :

• Accompagnement sur place
• Analyse des besoins organisationnels
• Création de devis
• Suivi d’implantation

Accompagnement municipalité | Calendrier de conservation

Spécialement conçu pour les municipalités, ce service propose de vous accompagner dans la mise en place d’une structure de conservation afin d’optimiser la méthode d’archivage de vos documents. Au moment de l’implantation, nous nous assurerons de la conformité et du respect des critères concernant le calendrier de conservation, qui est obligatoire dans les municipalités.

Avantages :

• Conformité dans le calendrier de conservation
• Accompagnement sur place
• Structure claire et détaillée
• Gain considérable de temps dans la recherche des documents

Sécurité | Droits d’accès des utilisateurs

Cette option vous offre la tranquillité d’esprit que vos dossiers et documents critiques seront protégés et confidentiels. En effet, une sécurité des documents est possible avec l’installation de droits d’accès différents pour chaque employé, selon son rôle dans l’entreprise.

Avantages :

• Personnalisation des droits d’accès
• Analyse sur place
• Implantation rapide

Cartographie des déplacements documentaires | Accompagnement dans le changement de structure

Le chemin que peut prendre le traitement des documents administratifs ainsi que la répartition des tâches est sujet à changer avec le temps. Nous vous offrons donc de procéder à une analyse, de vous accompagner dans le changement de votre structure interne pour ensuite concevoir une toute nouvelle cartographie qui servira de repère pour vos employés.

Avantages :

• Analyse sur place
• Accompagnement dans le changement de structure
• Mise à jour de la cartographie : référence visuelle accessible à tous les utilisateurs pour expliquer les déplacements de documents à l’intérieur d’un processus
• Éviter la perte de documents et les malentendus sur les nouveaux processus mis en place

Animation | Mini-kaizen

Le mot « kaizen » est la fusion des deux mots japonais kai et zen qui signifient respectivement « changement » et « meilleur » (Source : Wikipédia). C’est ce que nous vous proposons avec l’animation d’un mini-kaizen, qui sera d’une durée d’une demi-journée. Le but sera de ressortir de la réunion stratégique avec des résultats concrets et rapides. Avec un objectif précis, laissez-nous vous guider afin d’éliminer la perte dans les processus.

Avantages :

• Résultats concrets et rapides
• Vision claire du plan d’action à entreprendre
• Proposition d’optimisations et d’améliorations possibles
• Accompagnement sur place avec les membres de votre équipe
• Gain de temps dans la gestion et auprès des ressources de votre entreprise

Maintenance

Vos équipes sont sujettes à changement durant une année, départ, arrivée de nouvelles ressources, augmentation du nombre de personnes et transfert de connaissances. L’optimisation des processus administratifs vous permet de faire ces changements en douceur, si elle est utilisée de façon rigoureuse c’est pourquoi un service de maintenance vous est offert. De plus, la mise à jour des logiciels ainsi que le maintien optimal des outils, seront faits en même temps.

Comprend :

• 2 maintenances préétablies (rencontre individuelle par utilisateur)
• Ménage
• Mise à jour de logiciels
• Retour sommaire sur la formation
• Suggestion de nouveaux logiciels/applications pour augmenter la productivité
• Rapport de maintenance complet avec recommandations, remis par la suite

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