MI-OTOClass | Classement automatique

OTOClass est une application qui classe automatiquement les documents traités dans le bon dossier. Cet outil vous fait sauver plusieurs heures de classement manuel et supprime le risque d’erreur de placer un document dans le mauvais dossier. Un indispensable dans la gestion efficace des ressources administratives de votre entreprise.

Avantages :

• Économie de temps
• Gestion améliorée des ressources
• Utilisation simple et efficace
• Rapidité d’exécution

MI-PDFA | Sécurité et pérennité des documents 

Une fois un document traité final, transformez-le en format PDFA (PDF Archives) afin de figer les annotations, les approbations ou les signatures qui y ont été apposées durant le traitement. Ainsi, vous conservez l’intégrité du document, vous vous assurez qu’il ne subira plus de changement et que vous pourrez le conserver tel quel. L’outil créera donc une version allégée et simplifiée du document qui sera toujours lisible dans plusieurs années, malgré l’évolution des technologies. 

Avantages :

• Économie de temps
• Préservation de documents importants à long terme
• Formation sur place et rapide
• Archivage qui assure la pérennité de vos documents importants 

MI-Extraction | Outils d’extraction de documents

Certains fournisseurs envoient des factures regroupées en un seul document et il est parfois difficile de s’y retrouver. Laissez-nous vous aider en vous enseignant une technique efficace et rapide pour séparer les factures qui sont groupées dans un seul PDF volumineux. Une mise à jour est également disponible pour découvrir comment utiliser une nouvelle option de l’outil PDF Xchange. 

Avantages :

• Économie de temps
• Formation sur place et rapide
• Gestion individuelle et simplifiée des factures
• Classement améliorée dans le dossier du fournisseur 

MI-Traitement | Aide au renommage automatique

L’application MI-Traitement est un outil d’aide au renommage automatique intelligent qui vous permettra de gagner énormément de temps lors de l’entrée de vos documents dans l’entreprise en vue d’en faire un traitement virtuel optimisé. Son côté malléable et personnalisable en fera un atout dans tous les départements de votre organisation. Son utilisation simple et l’apprentissage rapide de ses fonctions en feront un chouchou de vos ressources. Essayer MI-traitement c’est l’adopter!

Avantages :

• Économie de temps
• Gestion améliorée des ressources
• Utilisation simple et rapide
• Formation sur place et rapide

MI-Dossier | gestion des dossiers de projet

L’application MI-Dossier est un outil d’aide à la création de dossiers uniformisés afin de faciliter la gestion des dossiers de projet qui vous permettra de gagner énormément de temps lors de l’entrée de vos documents dans l’entreprise en vue d’en faire un traitement virtuel optimisé. Son côté malléable et personnalisable en fera un atout dans tous les départements de votre organisation. Son utilisation simple et l’apprentissage rapide de ses fonctions en feront un chouchou de vos ressources.

Avantages :

• Économie de temps
• Préservation de documents importants à long terme
• Formation sur place et rapide
• Utilisation simple et l’apprentissage rapide

Power Automate Personnalisé | Sécurité et pérennité des documents

Power Automate est une application disponible avec l’outil O365 de Microsoft. Cet outil permet de programmer des processus automatisés personnalisés en fonction des besoins précis de votre entreprise dans le déplacement documentaire et son traitement électronique.

Votre Formule Personnalisée :

Power Automate niveau 2 : Extraction Automatique des factures
1- Détection des courriels ayant une pièce jointe dans le courriel choisi
2- Extraction automatique des factures PDF dans le courriel choisi
3- Envoi automatique dans le dossier SharePoint choisi (dossier Documents à traiter)
4- Classement automatique des courriels dans les courriels traités

MI-Calendrier | Secteur public

L’application MI-Calendrier est un outil qui permettra d’automatiser la possibilité de destruction des documents conformément au calendrier de conservation approuvé par la BAnQ.  Grâce à cet outil, vous serez en mesure d’exporter une liste de tous les documents PDF que l’organisation a droit de détruire à la date de votre choix.  Par la suite, après validation, vous pourrez facilement cocher les documents choisis pour la destruction.  Finalement, un rapport de destruction sera produit que vous pourrez conserver dans vos fichiers.  

MI-Copie

MI-Copie est un outil permettant de créer deux copies du même document avec une nomenclature différente permettant son traitement unique au sein du processus visé et ainsi la conservation de certaines informations stratégiques dans les projets associés qui vous permettra de gagner du temps lors de l’entrée de vos documents dans l’entreprise en vue d’en faire un traitement virtuel optimisé.  

Avantages :

•Malléable et personnalisable
• Formation sur place et rapide
• Utilisation simple et l’apprentissage rapide

MI-Rename

L’application MI-Rename vous permettra de coder automatiquement vos nouveaux fichiers avec les bons codes, lorsque vous les glisserez dans vos dossiers actifs.  Cela permettra d’avoir la bonne nomenclature à la création des fichiers et ainsi de les classer automatiquement avec l’outil MI-OTOclass dans les bons répertoires du plan de classification. 

Transfert Cloud

Office 365 et Google Drive proposent une variété impressionnante d’applications et il est facile de s’y perdre.  Il est important de connaître ces applications pour cibler celles qui répondent le mieux à vos besoins. Chaque virage vers Office 365 ou Google est spécifique à une entreprise et son infrastructure.  C’est pourquoi, un accompagnement par les experts MI-Consultants vous aidera à faciliter et optimiser cette migration.

Comprend :

• Préparation du virage O365 ou Google Drive
• Achat de licences
• Transfert des courriels
• Montage de la sécurité
• Transfert de l’OPA
• Remontage de poste / montage des raccourcis
• Formations individuelles pour tous les employés concernés

Avantages :

• Simplifier le télétravail
• Accessibilité aux documents en temps réel
• Travail collaboratif
• Centralisation des données

Partenaire :

Accompagnement en Télétravail

Le Télétravail pose des défis pour plusieurs entreprises ces derniers temps.  Nos experts sont spécialisés en Télétravail et peuvent aider votre équipe à travailler de façon collaborative avec de la formation et des outils adaptés selon vos besoins.  Vous serez surpris des nombreux avantages que vous allez en retirer.

Avantages :

• Assurer le maintien ou la reprise des opérations en cas de sinistre ou de problèmes
• Se préparer aux risques de pandémie
• Offrir un accommodement raisonnable aux employés
• Faciliter le retour au travail progressif
• Augmenter ses atouts de recrutement et de fidélisation de personnel
• Soutenir les efforts en matière de protection de l’environnement

Accompagnement municipalité | Calendrier de conservation

Spécialement conçu pour les municipalités, ce service propose de vous accompagner dans la mise en place d’une structure de conservation afin d’optimiser la méthode d’archivage de vos documents. Au moment de l’implantation, nous nous assurerons de la conformité et du respect des critères concernant le calendrier de conservation, qui est obligatoire dans les municipalités.

Avantages :

• Conformité dans le calendrier de conservation
• Accompagnement sur place
• Structure claire et détaillée
• Gain considérable de temps dans la recherche des documents

Partenaire principal : 

Transfert des connaissances

MI-Consultants a développé une expertise d’analyse des postes de travail administratifs permettant ainsi d’avoir une vue d’ensemble des tâches effectuées par les membres de l’administration. Elle consiste, en premier lieu, à analyser le poste de travail et à établir une liste des différentes tâches accomplies par l’employé.  Ensuite, les experts de MI-Consultants présentent la procédure de travail pour chacune des tâches.

Avantages :

• Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun
• Éviter les chevauchements de tâches
• Garder le savoir-faire de l’entreprise
• Avoir une meilleure visibilité de ce qui est fait
• Faciliter l’intégration et l’accueil de nouveaux employés
• Améliorer la productivité
• Uniformiser les procédures de travail
• Assurer la pérennité des connaissances de l’entreprise

Accompagnement | Changement de TI

Un changement de technologies informatiques est toujours un procédé considérable et à ne pas prendre à la légère, car le bon fonctionnement des équipements et du système informatique joue un impact direct avec le travail de tous vos employés administratifs. Nous vous proposons donc de vous aider à préparer et à simplifier cette transition.

Avantages :

• Accompagnement sur place
• Analyse des besoins organisationnels
• Création de devis
• Suivi d’implantation

Accompagnement | Optimisation des archives

Laissez-nous vous accompagner dans le classement de vos archives qui peut s’avérer être un travail long et ardu. Gagnez ainsi un temps énorme avec vos ressources et obtenez un classement clair et concis de votre administration.

Avantages :

• Structure efficace de vos archives
• Accompagnement sur place
• Service multiple selon vos besoins
• Gain de temps considérable dans la recherche de documents

Maintenance

Vos équipes sont sujettes à changement durant une année, départ, arrivée de nouvelles ressources, augmentation du nombre de personnes et transfert de connaissances. L’optimisation des processus administratifs vous permet de faire ces changements en douceur, si elle est utilisée de façon rigoureuse c’est pourquoi un service de maintenance vous est offert. De plus, la mise à jour des logiciels ainsi que le maintien optimal des outils, seront faits en même temps.

Comprend :

• 2 maintenances préétablies (rencontre individuelle par utilisateur)
• Ménage
• Mise à jour de logiciels
• Retour sommaire sur la formation
• Suggestion de nouveaux logiciels/applications pour augmenter la productivité
• Rapport de maintenance complet avec recommandations, remis par la suite